Circet Connect: Visma, een digitale boost voor HR (en ons allemaal)

Volgde je in Echt het infomoment van 21 of 22 november, dan doet Visma bij jou natuurlijk al een belletje rinkelen. Maar onze HR-afdeling broedt al een jaar op de lancering van deze nieuwe softwaretoepassing. Ellen Brinkman (HR Business Partner) en Bas van der Heijden (HR Operations Manager) vertellen hoe Visma ons het leven makkelijker zal maken.  

Wat is Visma? 

Visma is een van oorspong Noorse cloudsoftware voor bedrijven. Er zijn modules voor finance en boekhouding, projectplanning, loonverwerking, HR-administratie enzovoort. Wat al deze toepassingen gemeen hebben: ze automatiseren heel wat manuele routinetaken. Daardoor winnen we met z’n allen heel wat tijd en sluiten we fouten grotendeels uit. 

Van verschillende processen met veel manuele handelingen … 

Ellen: “Binnen Circet Nederland komen vijf verschillende entiteiten samen, elk met hun eigen systemen, processen, afspraken en gewoontes. Alles op één lijn krijgen is geen eenvoudige klus, net omdat iedereen zijn eigen gewoontes heeft. Binnen HR is dat niet anders, denk maar aan de systemen voor loonverwerking of de manier waarop we aan urenregistratie doen.” 

Bas: “Bovendien pakken we nog heel wat administratieve HR-taken manueel aan. Denk maar aan een adreswijziging of een verlofaanvraag. Daarvoor gaat een medewerker langs bij zijn of haar leidinggevende, die vervolgens iemand van HR inschakelt om de aanpassing in het systeem door te voeren. Dat is tijdrovend, best foutgevoelig en biedt niet altijd een volledig overzicht.” 

… naar harmonisering en digitalisering met één toepassing 

Anders gezegd: een aantal HR-processen harmoniseren en een versnelling hoger schakelen qua digitalisering, stonden op de wishlist van onze HR-afdeling. Ellen: “Door voor één nieuwe softwaretoepassing te kiezen voor al onze Nederlandse vestigingen, slaan we die twee vliegen in één klap.” 

Na veel wikken en wegen, vergelijken en onderhandelen viel Visma dit voorjaar als winnaar uit de bus. Ellen vertelt waarom: “De software past qua functionaliteiten het beste bij onze manier van werken, Visma kan de groei van onze organisatie aan én we kunnen connectie maken met andere relevante systemen.” 

“De software past qua functionaliteiten het beste bij onze manier van werken, Visma kan de groei van onze organisatie aan én we kunnen er onze urenregistratiesystemen aan koppelen.” Ellen Brinkman 

De lancering komt stilaan dichterbij 

Sindsdien is het HR-team achter de schermen volop bezig om de software klaar te stomen voor lancering begin volgend jaar. Bas: “Dat doen we eerst in Echt en Hedel, daarna haken ook onze drie andere vestigingen aan. Uiteindelijk zal Circet Nederland volledig op Visma draaien voor loonverwerking, HR-administratie en urenregistratie.” 

Concreet gaat de module voor de loonverwerking op nieuwjaarsdag live, de selfservicemodule mogelijk enkele weken later. Bas: “Met de eerste krijgt vooral HR rechtstreeks te maken, tot de tweede krijgt iedereen toegang. Voortaan zullen we hierin rechtstreeks adreswijzigingen aanbrengen, verlof aanvragen of een ziektedag melden. Later in 2023 volgt dan de koppeling met ons urenregistratiesysteem TimeChimp.” 

“Projectplanning is het halve werk bij de voorbereiding van zo’n uitrol! Onze projectmanager Thomas houdt het projectverloop nauwlettend in de gaten en bewaakt de deadlines met alle betrokken partijen.”  Bas van der Heijden 

Visma biedt nog veel meer mogelijkheden 

“Het is belangrijk dat we met de tijd blijven meegaan”, besluit Ellen. “Het manueel invoeren van gegevens zal sterk afnemen, net zoals papieren contracten en dossiers. Zo willen we op termijn het digitaal ondertekenen van documenten invoeren. Zodat contracten en andere officiële documenten niet langer op de post hoeven. Dat kan perfect met Visma.” 

Maar: alles op zijn tijd! Want als het HR-team één ding heeft geleerd uit dit project, is dat je beter niet te veel hooi op je vork neemt. Ellen: “Onze ambities zijn hooggespannen met Visma, maar het heeft geen zin om alles tegelijk vast te pakken. Je pakt beter een paar zaken grondig aan, zeker in onze complexe organisatie.” 

Tot slot is het projectteam bezig met de ontwikkeling van trainingsmateriaal. Bas: “Zo weten we straks allemaal precies hoe we in Visma verlof moeten aanvragen, een declaratie indienen of een ziekmelding doorvoeren. Aan alles wordt gedacht om het gebruik zo makkelijk mogelijk te maken!”  

Heb je een vraag over Visma? Geef Ellen of Bas een seintje via ellen.brinkman@circet.nl of bas.vanderheijden@circet.nl.