Slimme formulieren en duidelijke stappenplannen: met LeanBMS werk je efficiënter

Het werk van elke Circet-collega makkelijker maken. Met dat doel implementeert de afdeling QHSE het online bedrijfsmanagementsysteem LeanBMS binnen Circet Nederland. In dit systeem vind je handleidingen en vul je eenvoudig formulieren in. QHSE analyseert op haar beurt alle ingevoerde data. Een win-win voor de hele organisatie. Danny Waterloo, QHSE-manager Nederland, neemt je mee in het systeem. 

LeanBMS is er voor elke medewerker en heeft vijf grote voordelen. 

1. Procesbeschrijvingen, templates en praktische informatie staan op één centrale plek en zijn online altijd en overal beschikbaar.
2. Elke vestiging en afdeling werkt straks op dezelfde en juiste manier. Iedereen volgt namelijk de processen in LeanBMS.
3. Het invullen van formulieren door eigen medewerkers en externen is een stuk eenvoudiger.
4. Alle ingevulde informatie komt direct binnen bij QHSE.
5. Éen centrale database maakt het eenvoudiger om klantgerichte en/of activiteitgerichte rapportages te maken. 

Een cruciaal systeem om te kunnen verbeteren

De implementatie van LeanBMS is een vital project pur sang, vertelt Danny. “Voorheen werkten de vijf vestigingen in Nederland elk met hun eigen managementsysteem. Met als gevolg dat werkinstructies en formulieren verspreid waren opgeslagen én van elkaar verschilden. 

LeanBMS is dé oplossing voor dat probleem: straks werkt niemand meer vanaf hun eigen C-schijf, maar altijd via dit online managementsysteem. Hierdoor weten we zeker dat iedereen dezelfde informatie raadpleegt, dezelfde templates gebruikt en dus ook op dezelfde manier werkt. Zo houden we meer toezicht op kwaliteit.”

“LeanBMS zorgt voor uniformiteit. Hierdoor waarborgen we de kwaliteit van het werk.” 

Een slim, tweedelig systeem 

“LeanBMS bestaat uit een statisch en een dynamisch gedeelte”, vertelt Danny. “Het statische luik kan je zien als ons intranet, waar we alle belangrijke informatie verzamelen. Hier vind je onder meer handleidingen, standaarddocumenten en templates. Denk concreet aan werkinstructies van opdrachtgevers, handleidingen om calculaties uit te voeren en offertetemplates.”

In het dynamische gedeelte vindt elke collega de formulieren die hij of zij nodig heeft tijdens het werk, zoals formulieren met betrekking tot werkplekinspecties, onderaannemersbeoordelingen, klanttevredenheid, verbeteringen en ongevallen.

Dat klinkt niet direct heel dynamisch, maar dat is het zeker, stipt Danny aan: “Vul je bijvoorbeeld een verbeterformulier in, dan start er automatisch een flow. Het formulier wordt doorgezet naar de juiste collega en jij ontvangt direct een melding. Is je voorstel verwerkt? Ook dan ontvang je een bericht, met uitgebreide informatie over wat er is aangepast.”

Een formulier dat voor jou denkt

De formulieren zijn nog op een tweede manier dynamisch: vragen en invulmogelijkheden passen zich automatisch aan op basis van eerdere antwoorden. Hierdoor krijg je dus alleen vragen die van toepassing zijn op het project en de werkzaamheden.

Danny geeft een voorbeeld: “Vul je een controleformulier in voor een civiel project? Dan ontvang je onder meer de vraag of buizen juist zijn afgedopt. Deze vraag krijg je niet in een controleformulier voor hoogbouw. Daarin moet je juist aangeven of de invoer brandwerend is gedicht.” 

“De formulieren in LeanBMS denekn voor jou: vragen veranderen op basis van eerdere antwoorden.” 

Je persoonlijke assistent

En dit is niet alles: LeanBMS schrijft ook documenten voor je uit. Het V&G-plan, bijvoorbeeld. Danny: “Voorheen moest je zelf dit flinke boekwerk schrijven of bij elkaar knippen en plakken. Nu vul je via LeanBMS een formulier in. Op basis van je antwoorden en gegevens stelt het systeem het document voor je op. Dat scheelt zeker een paar uur werk.”

Beter toezicht op kwaliteit en veiligheid

Het nieuwe managementsysteem maakt het werk van collega’s niet alleen makkelijker, het verzamelt ook veel belangrijke informatie voor QHSE. Danny: “Opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld geregeld naar het aantal schadegevallen per kwartaal. Wij halen deze informatie direct op uit LeanBMS. En willen operationeel managers of projectleiders extra inzicht in hun project? Dan sturen wij informatie eenvoudig toe in duidelijke rapporten en/of grafieken.”

Daarnaast kan QHSE ook sneller handelen bij (bijna-)ongevallen, aangezien hiervoor ingevulde formulieren direct binnenkomen via LeanBMS. Blijkt het ongeval relevant voor andere uitvoerders in Nederland, omdat zij bijvoorbeeld een risico lopen, dan volgt er meteen een safety alert. 

Denk mee en maak formulieren en processen nóg slimmer en eenvoudiger

De implementatie van LeanBMS is in volle gang. De meeste formulieren staan al in het systeem, de procesbeschrijvingen zijn waarschijnlijk binnen zes maanden beschikbaar. Deze worden in samenspraak met de procesmanagers, operationeel managers en operationeel directeuren opgesteld. 

De formulieren die al live staan, kunnen altijd worden verbeterd. Danny: “Input van onze collega’s is noodzakelijk. Loop je ergens tegenaan bij het invullen van een formulier of mis je bepaalde opties? Meld dit via QHSE@circet.nl of bel je QHSE-coördinator. QHSE past het indien nodig direct aan.”