Afdeling masterdata schoont gegevens op

Bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, banknummer, KVK-nummer, btw-nummer, e-mailadres … Stuk voor stuk relevante klant- en leveranciersgegevens die moeten kloppen. Daarom is afdeling masterdata gestart met het verifiëren en updaten van al deze data. “Dat komt neer op zo’n 2200 gegevens”, vertelt Data steward Ramon Arnal. Hij neemt ons mee in dit project. 

Data opschonen: waarom en hoe? 

De vestigingen binnen Circet Nederland werkten voorheen elk met hun eigen systemen en processen. Met als gevolg dat veel klant- en leveranciersgegevens ooit op andere manieren zijn ingevoerd. Ramon: “Bijvoorbeeld: KPN staat drie keer anders in ons systeem: als ‘KPN’, ‘K.P.N.’ en ‘K+P+N’. Per vestiging zijn er soms ook verschillende contactpersonen aangewezen. Het opschonen en harmoniseren van de gegevens is daarom een logische stap.” 

Het proces waarborgen  

Maar wie denkt aan harmonisatie, denkt misschien ook al snel aan het volgen van processen. “Binnen Circet moeten we ervoor waken dat we geen ‘proceszombies’ worden”, legt Ramon uit. “Omdat Circet Nederland inmiddels zo groot is geworden, moeten we ons wel houden aan de geldende regels en processen. Die waren er natuurlijk altijd al, maar zijn door de vele veranderingen en groei wat naar de achtergrond verdwenen. Maar belangrijker is dat we ons gezond verstand gebruiken en waken dat we niet verzaken in een organisatiestructuur met te veel regels.”  

"Circet Nederland is een groot bedrijf geworden. Dat brengt automatisch bepaalde wet- en regelgeving omtrent gegevensbeheer met zich mee.” - Ramon Arnal 

Adequaat en bewust omgaan met gegevens 

Correcte relatiegegevens zijn simpelweg onmisbaar. Anders kunnen we bijvoorbeeld betalingen niet verwerken en factureren niet uitsturen. Ramon: “Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat onze data juist is.” 

“Daarnaast hebben we te maken met wetgeving en certificeringen”, vult Ramon aan. “Denk bijvoorbeeld aan de GDPR: de strengste privacy- en beveiligingswet ter wereld. “We moeten kunnen aantonen dat we adequaat en bewust omgaan met gegevens, én ze onderhouden.”

Belangrijke testcase  

Dit is de eerste keer dat we klant- en leveranciersgegevens zo grootschalig controleren en opschonen binnen Circet Nederland. Daarmee is dit project een testcase. Toch leverde dit project al een aantal interessante inzichten op, vertelt Ramon. “Zo zochten we naar een manier om relaties aan te schrijven en aangepaste gegevens op een overzichtelijke manier terug te krijgen. Uiteindelijk hebben we een mailing uitgestuurd met een koppeling naar onze database, waar ze hun gegevens zelf konden controleren en waar nodig aanpassen.” 

Van de ruim 2000 relaties die de mail ontvingen, reageerde ongeveer 30%. Weinig? “Zeker niet”, legt Ramon uit. “Ga maar eens na: als je uiteten gaat, laat je waarschijnlijk toch ook enkel een review achter als de ervaring slecht was? Dus ook in dit project gaan we uit van die gedachte: geen nieuws, is goed nieuws.”  

Opschonen én onderhouden  

De data opschonen is de eerste stap: komende maanden volgen er nog enkele ‘opschoonacties’. En data onderhouden is de tweede stap. Daarom wordt het project straks elk jaar herhaald.