630 collega's, 1 arbodienst: we gaan samenwerken met HCS

Onze collega’s zijn ons grootste goed. Dus wanneer iemand extra ondersteuning nodig heeft of uitvalt, is het belangrijk om zo goed mogelijk te helpen. Een arbodienst speelt daarin een cruciale rol. Om onze arbodienstverlening sterk weg te zetten, werken we vanaf nu voor heel Nederland samen met één partij. Hr business partner Ellen Brinkman vertelt meer

ID 

• Partijen: Circet Nederland en HCS
• Oplevering: tweede week van januari 2024
• Team: afdeling HR, Legal, IT en alle leidinggevenden waren betrokken in dit project

Allereerst: wat doet een arbodienst? 

Een arbodienst ondersteunt zowel Circet als collega’s bij (het voorkomen van) ziekteverzuim, re-integratie (opnieuw aan het werk na uitval) en het opstellen en uitvoeren van een verzuimbeleid. Sinds januari werken we in heel Nederland samen één arbodienst: HCS.  

Waarom HCS? 

In de zomer van 2023 ging Circet, onder leiding van Ellen, in gesprek met 3 potentiële arbodiensten. De keuze viel op HCS vanwege meerdere redenen. Ten eerste omdat het systeem van HCS koppelt op Visma en volledig AVG-proof is. Ten tweede zijn de lijntjes met HCS heel kort: snel schakelen is belangrijk. En ten derde stelde HCS een landelijke casemanager aan, die op de hoogte is van alles wat speelt op de vestigingen. 

One Circet, One arbodienst 

De samenwerking met HCS is een belangrijke stap richting One Circet, legt Ellen uit. “Voorheen werkte elke vestiging met een eigen arbodienst, en ook nog eens op een andere manier. Als onderdeel van onze harmonisatie is een landelijke arbodienst cruciaal. Op de eerste plaats willen we verzuim natuurlijk voorkomen. En - als het zover komt - collega’s zo goed mogelijk ondersteunen. Hiervoor kunnen we nu vertrouwen op één partner, wat overzicht en duidelijkheid biedt.” 

Voordeel voor leidinggevenden 

Ben je een leidinggevende? Dan is één arbodienst ook een stuk handiger. Als leidinggevende ben je namelijk verantwoordelijkheid voor het welzijn van je team, wat steeds vaker bestaat uit collega’s van verschillende vestigingen. Ellen: “Omdat voorheen elke vestiging zelf bepaalde wat ze wel en niet uitbesteedde aan de arbodienst, waren leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding van sommige teamleden veel meer betrokken dan bij anderen. Ook werkten ze per vestiging met andere systemen. Nu zijn deze onduidelijkheden er niet meer."

Zonder uitdaging geen vital project 

“Vanuit hr wil je natuurlijk iedereen meekrijgen in de nieuwe manier van werken. Voor dit project waren dat specifiek de meer dan 100 leidinggevenden van verschillende vestigingen. Door goed te communiceren is dat gelukt. En over een paar maanden gaan we in gesprek met leidinggevenden om hun ervaringen en meningen te verzamelen. Alle bevindingen integreren we dan weer in een vervolgtraining. Zo blijven we verbeteren.” 

"Het was belangrijk om de ruim 100 leidinggevenden te betrekken bij de nieuwe manier van werken"

Welk verschil merken collega’s? 
 
Bij uitval neemt een (medisch) casemanager van HCS op dag vijf contact op. Zeker een verandering, want eerder kon het voorkomen dat er pas na enkele weken contact met de arbodienst was. Ellen: “Hierdoor proberen we collega’s en leidinggevenden zo snel mogelijk te ondersteunen. En omdat de casemanager een extern persoon is, kijkt hij/zij objectief naar het verzuim en stelt daarmee ook de juiste vragen.”