Peter de Vries, HR Director Circet Nederland: “Dankzij een grondige voorbereiding, communicatie en training vooraf is de implementatie naar wens verlopen.” Peter vertelt over de voordelen van Visma, het nieuwe hr-systeem.
In de Circet Connect van november kondigden Bas en Ellen van hr de lancering aan van Visma, onze gloednieuwe hr-software. Op 9 januari was het dan eindelijk zover en gingen Echt en Hedel ‘live’. Onze HR Director Peter de Vries is trots op de vlotte lancering en zet nog eens de voordelen op een rij.
Even opfrissen: de vijf vestigingen van Circet Nederland werken binnen hr elk nog met hun eigen systemen, processen en procedures. Bijvoorbeeld de loonverwerking, het opstellen van arbeidscontracten of de manier waarop we aan urenregistratie doen. Bovendien pakken we nog heel wat administratieve hr-taken manueel aan (bv. adreswijzigingen, verlofaanvragen, timesheets). Dat is tijdrovend én foutgevoelig. Door voor een nieuwe, centrale softwaretoepassing te kiezen, slaan we twee vliegen in één klap. Visma gaat die klus klaren.
Meer weten over het wat en waarom van Visma? Lees het interview met Bas en Ellen.
Echt en Hedel beten de spits af en gingen op 9 januari van start met het softwarepakket Visma. HR Director Peter de Vries is heel trots op de teams die maandenlang achter de schermen de go-live hebben voorbereid: “Dankzij hun grondige voorbereidingswerk, communicatie en gebruikerstraining vooraf is de lancering vlot verlopen.” Ook op de lancering zelf blikt hij tevreden terug: “Natuurlijk waren er enkele kleine schoonheidsfoutjes, maar die konden we gelukkig snel wegwerken.”
“Dankzij het grondige voorbereidingswerk, communicatie en de gebruikerstraining vooraf is de lancering vlot verlopen.”
Wat levert Visma voor de vestigingen in Echt en Hedel vandaag al op? Peter: “Loonstroken kunnen inzien, declaraties invoeren of een verlofdag aanvragen, inzicht in eigen personeelsgegevens ... Dat kan nu allemaal in Visma. Medewerkers hebben zowel via hun desktop, laptop als mobiel toegang. We kunnen hierdoor veel efficiënter werken en de support aan onze mensen waarborgen. Verder voert hr deze maand voor de tweede keer de payrollverwerking uit voor beide vestigingen in Visma – een spannend moment om te zien hoe het deze keer gaat. De eerste run in januari is, op een paar kleine dingen na, in ieder geval goed verlopen.”
Na de succesvolle go-live in Echt en Hedel is het komend jaar de beurt aan de andere vestigingen van Circet Nederland. Een voor een zullen zij aanhaken op de nieuwe software. Peter: "Daarnaast voegen we stelselmatig nieuwe functionaliteiten toe. Op termijn willen we belangrijke hr-updates en informatie gaan delen via het platform. Ook komt er een speciale module voor opleidingen. Er is dus nog genoeg werk aan de winkel."
“Het fundament is gelegd, nu kunnen we verder bouwen aan één hr-systeem voor iedereen binnen Circet Nederland”
Naast Visma wordt er momenteel ook flink gewerkt aan de inrichting en de implementatie van de nieuwe urenregistratietool TimeChimp. Dat is hard nodig, geeft Peter aan: "De gewerkte (over)uren en verlofuren worden geregistreerd aan de hand van urenstaten. Deze urenstaten worden binnen de vestigingen nog manueel verwerkt in Excel. Dit kost veel tijd. Dankzij TimeChimp wordt ook de urenregistratie geautomatiseerd."
Echt en Hedel starten begin maart met de tool. In Hedel werken eerst alleen de stafmedewerkers met TimeChimp. Eind maart worden ook de monteurs geïnformeerd zodat ze TimeChimp kunnen gebruiken. En in de toekomst zal TimeChimp ook worden uitgerold binnen andere vestigingen.
Kortom, Visma biedt ons nog tal van mogelijkheden om onze hr-processen verder te automatiseren en stroomlijnen. En dat is belangrijk, benadrukt Peter: “Het vele manuele werk dat nu nog komt kijken bij de verwerking van personeelsgegevens, is tijdrovend en foutgevoelig. Dat kan een stuk beter en efficiënter, en daarom maken we de switch naar Visma. Het fundament is gelegd, nu kunnen we verder bouwen aan één hr-systeem voor iedereen binnen Circet Nederland.”