PMO: qui sont-ils, qu’est-ce qui les anime et surtout : pourquoi ?

Nouvelles technologies, systèmes intelligents, processus et méthodes de travail optimaux… Chez Circet, nous évoluons sans cesse pour préparer nos activités à l’avenir. Une ambition dans laquelle notre équipe PMO – ou « Project Management Office » – joue un rôle-clé.

Mais que fait exactement le PMO ? Comment travaille-t-il ? Et qu’est-ce que cela signifie pour les collègues sur le terrain ? Nous en parlons avec Patrick Block et Nathalie Vennekens, deux des moteurs du PMO.

De l'idée au projet jusqu'au changement

👉Le terme PMO semble très formel. Qu’est-ce que cela signifie concrètement?

Patrick : « Je comprends (rires). Mais derrière ces trois lettres se cache une équipe de cinq collègues bien réels. Nous sommes une petite équipe qui accompagne de grands changements. Pensez à la digitalisation, à de nouveaux processus, à des outils plus performants… Nous veillons à ce que ces projets ne restent pas des idées, mais soient concrètement mis en œuvre étape par étape. »

Nathalie : « Et cela, nous le faisons ensemble avec les collègues de terrain. Nous n’imposons pas des solutions d’en haut. Au contraire ! Nous écoutons, nous élaborons un plan ensemble et nous accompagnons les équipes impliquées. C’est ainsi qu’on obtient des résultats issus de la pratique. »

👉 Pourquoi Circet a-t-elle créé une équipe PMO ?

Patrick : « Ces dernières années, nous avons connu une croissance rapide. Nouvelles divisions, acquisitions, projets plus vastes… C’est bien sûr formidable, mais cela entraîne aussi des défis. Tout ne suit pas automatiquement. Pensez à nos systèmes et processus pour la logistique, les achats, la facturation, la planification, ou encore à la manière dont nous gérons la communication, les évaluations et la digitalisation. Plus nous grandissons, plus il est important d’harmoniser tout cela. »

Nathalie : « De nombreux collègues au sein de Circet ont aussi de bonnes idées pour travailler de manière plus efficace ou innovante. Mais ce n’est pas toujours évident de structurer et de suivre ces idées. C’est là que le PMO intervient : nous apportons de la clarté, de la structure et du suivi. Pour que le changement reste gérable, et pas chaotique. »

Grâce à ces 7 flux de travail, le PMO construit l'avenir sur tous les fronts

👉 Comment se déroule concrètement un projet PMO ?

Nathalie : « Tout commence par une question claire : que voulons-nous atteindre, dans quel périmètre et délai, et quels sont les bénéfices ? Les réponses sont formulées dans une “charte de projet”, afin que tout le monde soit aligné dès le départ. »

Patrick : « Une fois le projet validé, nous constituons une équipe projet avec un collègue du terrain et une personne du PMO. Ensemble, nous organisons un atelier de cadrage, auquel participe aussi l’IT pour rassembler les bonnes données et inputs. Ensuite, nous élaborons un planning réaliste et nous lançons le projet étape par étape.

Chaque mois, lors de notre réunion de priorisation – le “Change Advisory Board” – nous décidons quels projets démarrer et quand. C’est un vrai casse-tête : combien de temps cela prendra-t-il, quelle est l’importance stratégique, qui faut-il impliquer, etc. »

Pas une île isolée

👉 Y a-t-il des idées fausses sur le PMO que vous aimeriez corriger ?

Nathalie : « Le mot “projet” fait souvent peur : “Oups, ça va me prendre beaucoup de temps”. Mais ce n’est pas le cas. Oui, nous avons besoin de l’avis des collègues, et oui, nous ralentissons parfois un peu au début. Mais c’est pour écouter ceux qui vivent la réalité du terrain au quotidien. »

Patrick : « C’est la seule façon d’accélérer ensuite et d’arriver à des solutions qui fonctionnent. L’objectif de chaque projet est toujours le même : rendre notre travail plus facile, plus efficace, plus cohérent et, au final, plus agréable. »

👉 Que doivent retenir les collègues sur le PMO ?

Patrick : « Que le PMO n’est pas une île, mais un partenaire engagé. Nous collaborons avec les collègues d’Operations, Finance, IT, Logistique et d’autres départements. Ensemble, nous améliorons Circet pour l’avenir. Chaque projet nous permet d’apprendre et de partager des idées et des méthodes. Petit à petit, nous mettons en place une approche structurée pour mener les projets efficacement. »