PMO: wie zijn ze, wat drijft ze en vooral: waarom?

Nieuwe technologieën, slimme systemen, optimale processen en werkmethodes … Bij Circet zijn we voortdurend in beweging om onze activiteiten voor te bereiden op de toekomst. Een ambitie waarin ons PMO-team – voluit: Project Management Office – een sleutelrol speelt.

Maar wat doet PMO precies? Hoe gaan ze te werk? En wat betekent dit voor collega’s op het terrein? We gaan er dieper op in tijdens een gesprek met Patrick Block en Nathalie Vennekens, twee van de drijvende krachten achter PMO.

Van idee over project tot verandering

👉PMO klinkt nogal zakelijk. Wat moeten we er ons concreet bij voorstellen?

Patrick: “Dat kan ik me inbeelden (lacht). Maar achter die drie letters zitten een vijftal collega’s van vlees en bloed. We zijn een klein team dat grote veranderingen mee in goede banen leidt. Denk aan digitalisering, nieuwe processen, tools die beter werken … Wij zorgen dat zulke projecten niet blijven hangen in ideeën, maar stap voor stap in de praktijk worden uitgerold.”

Nathalie: “En we doen dat samen met de collega’s uit de business. We komen dus niet zomaar vertellen hoe het moet. Integendeel! We luisteren, bouwen samen een plan en begeleiden het traject met de betrokken teams. Zo komen we écht vanuit de praktijk tot een resultaat.”

👉Waarom heeft Circet een PMO-team opgericht?

Patrick: “We zijn de voorbije jaren snel gegroeid. Nieuwe afdelingen, overnames, grotere projecten … Dat is natuurlijk fantastisch, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Niet alles groeit vanzelf mee. Denk aan onze systemen en processen voor logistiek, aankoop, facturatie en planning, of aan hoe we communicatie, evaluaties en digitalisering aanpakken. Hoe groter we worden, hoe belangrijker het is om dat allemaal consistent op elkaar af te stemmen.”

Nathalie: “Heel wat collega’s en teams binnen Circet hebben bovendien sterke ideeën over hoe we efficiënter of innovatiever kunnen werken. Maar het is niet altijd evident om die ideeën goed te structureren en op te volgen. Daar komt PMO in beeld: we zorgen voor overzicht, structuur en opvolging. Zodat verandering niet chaotisch wordt, maar werkbaar.”

Met deze 7 werkstromen bouwt PMO mee aan de toekomst op alle fronten

👉Hoe verloopt een PMO-project in de praktijk?

Nathalie: “Alles start met een heldere vraagstelling: wat willen we bereiken, binnen welke scope en tijdslijn, wat levert het op? De antwoorden gieten we in een projectcharter, zodat alle neuzen van meet af aan in dezelfde richting staan.”

Patrick: “Zodra een project groen licht krijgt, stellen we een projectteam samen met iemand uit de business en iemand van PMO. Samen organiseren we een ‘scopingworkshop’, waarbij we ook IT betrekken om de juiste data en input te verzamelen. Van daaruit stippelen we een realistische planning uit en gaan we stap voor stap aan de slag.

Maandelijks bekijken we in onze prioriteringsmeeting – de Change Advisory Board – welke projecten we wanneer kunnen oppikken. Dat is puzzelen: hoeveel tijd vraagt het, hoe strategisch is het, welke mensen zijn er nodig? Enzovoort.”

Geen eiland

👉Zijn er mythes rond PMO die jullie graag willen doorprikken?

Nathalie: “Veel mensen denken bij het woord ‘project’ meteen: “Oei, daar ga ik handenvol tijd aan kwijt zijn”. Maar dat is niet zo. Het klopt dat we even de input van collega’s nodig hebben en dat we soms bewust een beetje vertragen in het begin. Maar dat doen we om te luisteren naar de mensen die dag in, dag uit met hun voeten in de praktijk staan.”

Patrick: “Alleen zo kunnen we nadien versnellen en tot oplossingen komen die werken in de realiteit. Het doel van elk project is dan ook altijd hetzelfde: ons werk makkelijker, efficiënter, uniformer en uiteindelijk aangenamer maken.” 

👉Wat moeten collega’s zeker onthouden over PMO?

Patrick: “Dat PMO geen eiland apart is, maar een betrokken partner. We werken samen met collega’s uit Operations, Finance, IT, logistiek en andere departementen. Zo slaan we de handen in elkaar rond verbeteringen die Circet klaarstomen voor de toekomst. Bovendien leren we uit elk project en wisselen we ideeën en werkwijzen met elkaar uit. Zo groeit er steeds meer een vaste aanpak om nieuwe projecten efficiënt aan te pakken.”